Een erkend referent is een organisatie die van de Immigratie en Naturalisatiedienst (IND), toestemming krijgt om zelf verblijfsvergunningen aan te vragen voor mensen van buiten de EU. Die erkenning vraag je één keer aan. Daarna loopt elke aanvraag via een kortere en snellere procedure.
Wil je een ontwikkelaar uit India, een monteur uit Brazilië of een onderzoeker uit Turkije aan het werk zetten, dan lukt dat alleen als er een erkende partij achter de aanvraag zit. Voor kennismigranten, onderzoekers, studenten en uitwisseling is dat zelfs verplicht. Je kunt de status zelf aanvragen, maar dat kost drie maanden, geld en een administratie die jaren doorloopt. Aansluiten bij een bedrijf dat de erkenning al heeft, gaat een stuk sneller. Hieronder lees je wat de status inhoudt, welke voorwaarden gelden en hoe IndexPay die rol als erkend referent voor je invult.
Wat is een erkend referent precies?
Een erkend referent is een bedrijf, school of instelling die op een vaste lijst van de IND staat en daardoor zelf verblijfsaanvragen mag indienen voor buitenlandse medewerkers, studenten of onderzoekers. Je staat garant voor die persoon: jij bent het aanspreekpunt en jij bent verantwoordelijk voor wat er in het dossier staat.
Daar zit meteen het grote verschil. Bij een erkende partij zoals IndexPay controleert de IND niet vooraf alle bewijsstukken, maar gaat zij uit van de verklaring van IndexPay. Snelheid wordt zo geruild tegen verantwoordelijkheid, en die verantwoordelijkheid ligt volledig bij de IndexPay als erkend referent die de aanvraag indient.
Wat zijn de voorwaarden om erkend referent te worden?
Om erkend referent te worden moet je organisatie aan een aantal basisvoorwaarden voldoen. De IND wil kort gezegd weten of je bedrijf bestaat, betaalt en vertrouwen is. Gekeken wordt onder andere naar:
- Inschrijving in het Handelsregister
- Geen faillissement of uitstel van betaling
- Voldoende continuïteit en solvabiliteit: zijn de cijfers gezond en kun je vooruit
- Betrouwbaarheid van het bedrijf en de bestuurders
Boetes of veroordelingen rond personeel, belasting of buitenlandse werknemers kunnen een aanvraag blokkeren. Leen je personeel uit of doe je payroll, dan komt daar een eis bij: je moet in het SNA-register staan, met een geldig SNA-keurmerk. Zie je op tegen die voorwaarden, dan hoef je ze niet zelf te halen: je mensen kunnen ook aan de slag via een bedrijf dat al erkend referent is.
Voordelen van erkend referent status
De status van erkend referent levert vooral tijd op. De IND streeft ernaar binnen twee weken te beslissen, waar een gewone aanvraag maanden kan duren. Je dient digitaal bij de IND in, stuurt niet alle bewijsstukken mee en hebt een vast contactpersoon.
Bij kennismigranten telt nog iets zwaarder mee: zonder erkenning kun je die regeling helemaal niet gebruiken. Je mist dan ook de route waarbij geen aparte werkvergunning nodig is. Die voordelen hangen aan de status en niet aan wie de medewerker aanstuurt. Laat je het werkgeverschap over aan een erkend referent, dan krijg je precies dezelfde snelle procedure.
Wanneer vraag je erkenning als referent aan?
Zelf erkend referent worden loont als je structureel mensen van buiten de EU in dienst neemt. Houd rekening met ongeveer drie maanden doorlooptijd, leges die hoger uitvallen naarmate je bedrijf groter is, en daarna een administratie die je vijf jaar bewaart.
Haal je één of twee specialisten per jaar, of wil je vooral snel kunnen schakelen, dan weegt dat vaak niet op. Dan sluit je aan bij een partij die de erkenning al heeft, zoals payroll bij IndexPay: wij nemen de medewerker juridisch in dienst en jij zet diegene in op je eigen werkvloer. Wij verzorgen onder andere de arbeidsovereenkomsten, salarisverwerking, loonstroken, pensioenafdrachten en belastingaangiftes. Zo gebruik je de snelle procedure van een erkend referent zonder zelf die status aan te vragen.
IndexPay als erkend referent
IndexPay is erkend referent en SNA-gecertificeerd, en wordt juridisch werkgever van de medewerkers die jij inzet. Wij verzorgen de aanvraag bij de IND, de contracten, de loonstroken en de meldingen die daarbij horen. Jij bepaalt wie er op de werkvloer staat en wat diegene doet.
De verplichtingen liggen daarmee bij ons: op tijd melden, dossiers bewaren en bewaken dat het salaris aan het criterium blijft voldoen. Je kunt bij ons terecht voor payroll in onder meer horeca, bouw, techniek, zorg en logistiek, waar in Nederland je bedrijf ook zit.
Vraag vrijblijvend advies aan en ontdek wat werken met een erkend referent voor jouw organisatie oplevert.
Veelgestelde vragen over erkend referent
Elke erkend referent staat in een openbaar register van de IND, gesorteerd op verblijfsdoel: arbeid, studie, onderzoek en uitwisseling. Iedereen kan daarin zoeken. Voor jou als werkgever is dat handig om te controleren of een partner nog steeds erkend is voordat je iemand via hen laat werken. Voor kandidaten uit het buitenland werkt het andersom: zij zien in één oogopslag dat jouw bedrijf een serieuze werkgever is. De registers worden maandelijks bijgewerkt.
Het gaat om drie dingen. Je meldt wijzigingen die iets zeggen over het verblijfsrecht binnen vier weken bij de IND, bijvoorbeeld als iemand uit dienst gaat, minder gaat verdienen of van functie verandert. Je bewaart de dossiers tot vijf jaar nadat de samenwerking is gestopt. En je informeert de medewerker zelf over de regels waar hij of zij zich aan moet houden. Die zorgplicht begint al bij de werving.
De IND controleert steekproefsgewijs en soms onaangekondigd, en wisselt daarvoor gegevens uit met onder meer de Nederlandse Arbeidsinspectie. Klopt er iets niet, dan volgt meestal eerst een waarschuwing. Daarna kan een boete komen tussen de €1500 en wel €8000 euro per overtreding, en bij zwaardere of herhaalde overtredingen schorst of trekt de IND de erkenning in. Dat laatste raakt ook je medewerkers, want hun verblijfsvergunning hangt aan jouw status. Na een intrekking kun je vijf jaar lang geen nieuwe erkenning aanvragen.
De IND heeft maximaal drie maanden om te beslissen en mag die termijn verlengen als je aanvraag niet compleet is. Reken er dus op dat je ruim voor je eerste buitenlandse medewerker begint met het indienen van de aanvraag. Wat je betaalt hangt af van het verblijfsdoel en van je bedrijfsgrootte: organisaties met maximaal vijftig medewerkers wereldwijd betalen ongeveer de helft. Wordt je aanvraag afgewezen, dan krijg je dat bedrag niet terug.
Ja, maar met een extra voorwaarde: het bedrijf moet in het SNA-register staan. De IND wil zeker weten dat de loonadministratie en de afdracht kloppen voordat een uitlener aanvragen mag doen voor buitenlands werknemerschap. Werk je met zo’n partij, dan huur je de erkenning in feite mee in. De medewerker komt in dienst bij de erkend referent en gaat bij jou aan het werk.